Centralizator documente pentru contabilitate WooCommerce

Pornim de la lista exactă de documente cerute: facturi emise, facturi de corecție, rapoarte de plăți, viramente curieri, comisioane și documente marketplace. Stabilim ce dată decide luna: emitere, tranzacție, decontare sau încasare, în funcție de fiecare registru. Nu mutăm automat o plată în luna facturii și nu presupunem că data fișierului reprezintă data operațiunii. Păstrăm sursa și moneda originală. Formatul registrului, coloanele și toleranțele sunt aprobate de contabil înainte de implementare. Exportul standard este o evidență tehnică pentru predare; importul nativ într-un anumit program contabil se construiește numai după un format de import validat.

Putem conecta Oblio sau SmartBill prin accesul API permis al contului ori putem primi exporturile originale aprobate. Identificăm societatea, seria, numărul, data, moneda, totalul și legătura cu comanda când există. Factura, anularea și documentul de corecție se păstrează distinct, cu relația dintre ele. În centralizator nu emitem din nou documentul pentru a obține un PDF și nu înlocuim originalul cu un raport fabricat. Accesul la PDF, istoricul și cotele diferă după furnizor și abonament. Emiterea de facturi și transmiterea către ERP au o ofertă separată, chiar dacă rezultatele lor pot intra în același dosar. Un răspuns JSON din API poate alimenta registrul, dar nu este transformat într-un PDF prezentat drept factura originală.

NETOPIA și PayU au documentații și mecanisme diferite pentru plăți și rapoarte financiare. Pentru NETOPIA verificăm fluxul notificare de raport → identificator sau link API → CSV, cu cheia autorizată de comerciant. Pentru PayU alegem raportul de decontare permis contului, prin panou, email, API sau SFTP când sunt activate. Evenimentul care confirmă plata unei comenzi nu este, singur, un raport de virament. Păstrăm suma brută, reținerile, rambursările și suma netă în coloane distincte. Diferențele de calendar, comisioanele, chargeback-urile și tranzacțiile neasociate intră în reconciliere, nu se ascund prin ajustarea totalului.

Cargus, FAN Courier și SAMEDAY se analizează pe contractul și contul folosit. Un AWB, un borderou de expedieri, o factură de transport și un virament de ramburs sunt documente diferite. API-ul Cargus documentează rapoarte CashAccount și documente de facturare, iar documentația FAN include borderouri și viramente; accesul concret trebuie validat. Pentru SAMEDAY verificăm exporturile eAWB și drepturile financiare ale contului; nu presupunem o interfață financiară publică pentru orice client. Asociem prin AWB, referință comandă și virament, cu atenție la rambursuri parțiale, rețineri și retururi. Datele logistice nu se contabilizează de două ori ca încasări.

eMAG, Trendyol, ABOUT YOU și Fashion Days pot furniza comenzi, documente, rapoarte financiare și comisioane prin interfețe și drepturi diferite. API-ul de comenzi sau uploadul unei facturi nu dovedește că există și descărcare de settlement. Verificăm documentul necesar, contul de seller și disponibilitatea sa tehnică; unde API-ul nu acoperă dosarul, folosim exportul sau fișierul permis de platformă. Fiecare document păstrează identitatea sursei, perioada și relația cu vânzarea. Reținerile marketplace-ului, taxele și sumele virate sunt evidențiate separat. Activarea unui nou marketplace înseamnă un adaptor și un set de recepție, nu doar încă un nume într-o listă. Pentru Trendyol folosim serviciile financiare ale versiunii și regiunii confirmate, cu ferestre de interogare conforme; documentația internațională indică maximum 15 zile și storefront RO cu valori RON. ABOUT YOU documentează facturi de comandă PDF/ZIP, cu limita de 10 cereri/minut pentru acea resursă; aceasta nu dovedește automat acces la toate extrasele de decontare.

Demonstrația folosește date fictive pentru septembrie 2026: factura INV-DEMO-101 este de 1.190 RON; decontul asociat arată 1.150 RON net și 40 RON comision. Verificarea este 1.150 + 40 = 1.190, nu 1.190 + 1.150 + 40 venit. O copie a aceleiași facturi este semnalată ca duplicat, iar un document din octombrie rămâne în afara selecției lunii. Alte rânduri ilustrează un curier și un marketplace, fiecare cu brut, net și reținere. Registrul păstrează aceste relații și diferențe. Sumele și referințele nu sunt extrase din contabilitatea unui client și nu reprezintă un calcul fiscal.

Organizăm ZIP-ul pe perioadă, platformă și tip, cu nume de fișiere sigure și consecvente. CSV-ul include registrul documentelor și relațiile aprobate; din Operațional livrăm și XLSX cu foi potrivite procesului convenit. Documentele lipsă, duplicatele și asocierile incerte apar într-o listă separată pentru rezolvare. Un export poate fi regenerat în aceeași versiune de reguli, iar generarea este urmărită în jurnalul intern. Nu includem parole, tokenuri sau date de diagnostic inutile în dosarul contabilului. Fișierele stau în zonă privată și descarcarea este limitată la rolurile autorizate; retenția și backupul sunt stabilite cu clientul.

Conectorii și importurile lucrează în loturi, cu blocare concurență, checkpoint și reluare limitată. În Operațional putem programa o colectare zilnică; Avansat adaugă o etapă de pregătire lunară cu excepții și confirmare de operator. Automatizarea pregătește dosarul și propune asocieri, iar diferențele peste toleranța aprobată rămân de verificat. În recepție folosim aceeași perioadă și același eșantion ca echipa financiară. Predăm configurația, regulile de corelare, exemplele de export și ghidul pentru un document sosit târziu. Mai multe societăți, valute convertite automat sau alte programe contabile primesc analiză și estimare distincte. Dacă o sursă depinde de notificări email, accesul la căsuță și adaptorul de preluare se includ explicit în scop; nu presupunem că un simplu API Key oferă și acces IMAP.